Die Grazer Treuhand ist eine renommierte Steuerberatungskanzlei mit rund 80 Mitarbeiterinnen an drei Standorten und einer vollintegrierten Tochterfirma.
Diese Struktur bringt fachliche Vielfalt und Nähe zu Mandanten, stellt aber gleichzeitig hohe Anforderungen an interne Kommunikation und Organisation. Informationen müssen standortübergreifend verfügbar sein, Prozesse klar nachvollziehbar bleiben und gleichzeitig soll bei Mitarbeitenden das Gefühl entstehen, Teil eines Unternehmens zu sein – nicht von vier getrennten Einheiten. Genau an dieser Schnittstelle setzt LOLYO an. Die Mitarbeiter-App ist bei der Grazer Treuhand kein Pilotprojekt mehr, sondern fest im Arbeitsalltag verankert und wird kontinuierlich genutzt, um Informationen, Menschen und Kultur miteinander zu verbinden.
Wenn Informationsverteilung zur täglichen Herausforderung wird
Vor der Einführung von LOLYO war der Informationsfluss stark von E-Mails, einzelnen Ablageorten und persönlichen Absprachen geprägt. Vieles funktionierte, aber nicht immer effizient: Dokumente mussten gesucht werden, Wissen lag bei Einzelpersonen und wichtige Informationen gingen im E-Mail-Postfach unter. Besonders organisatorische Themen wie interne Abläufe, IT-Hinweise oder allgemeine Ankündigungen waren schwer zentral zugänglich. HR- und Prozessmanagerin Theresa Leeb beschreibt diese Situation rückblickend sehr klar: „Der Hauptgrund für die Einführung der Mitarbeiter-App war es, Informationen an einem Ort einfach und schnell zugänglich zu machen.“ Es ging nicht um ein weiteres Tool, sondern um einen verlässlichen Kanal, an dem Unternehmenswissen gebündelt und dauerhaft für alle Mitarbeitenden auffindbar ist.
Die Entscheidung für LOLYO: eine Plattform statt vieler Kanäle
Bei der Auswahl der Lösung war entscheidend, dass fachliche Inhalte, organisatorische Informationen und kollegialer Austausch nicht getrennt voneinander stattfinden müssen. LOLYO überzeugte genau durch diese Kombination. „LOLYO ist eine Plattform, um sich in alle Arten und Weisen auszutauschen bei der Arbeit – fachlich, organisatorisch und auch kollegial“, beschreibt Leeb den Kernnutzen. Statt mehrere Systeme parallel zu betreiben, wurde bewusst auf eine zentrale Mitarbeiter-App gesetzt, die für alle Mitarbeitenden zugänglich ist – unabhängig vom Standort oder der Funktion.
Prozesse, Listen und Nachschlagewerk – alles zentral gebündelt
Heute ist LOLYO bei der Grazer Treuhand das digitale Rückgrat für viele interne Abläufe. Organisatorische Unterlagen, fachliche Informationen und wiederkehrende Prozesse sind strukturiert abgelegt und jederzeit abrufbar. Besonders bei praktischen Themen zeigt sich der Mehrwert: „Anmeldelisten laufen bei uns jetzt nur noch über LOLYO“, erzählt Leeb. Ob interne Veranstaltungen, Gewinnspiele oder organisatorische Abfragen – statt Excel-Listen oder Rundmails gibt es nun einen klaren, einheitlichen Weg. Gleichzeitig können mehrere Personen parallel Inhalte einsehen oder pflegen, was Transparenz und Unabhängigkeit schafft.
Stabilität im Alltag: Kommunikation auch dann, wenn anderes ausfällt
Ein oft unterschätzter Vorteil der Mitarbeiter-App zeigt sich in Ausnahmesituationen. Wenn Server oder E-Mail-Systeme nicht verfügbar sind, bleibt LOLYO als Kommunikationskanal stabil über das Smartphone erreichbar. Leeb beschreibt das sehr pragmatisch: „Wenn der Server nicht funktioniert, habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails, aber auf meine LOLYO-App sehr wohl.“ Dadurch können wichtige Informationen zentral geteilt werden, ohne dass zahlreiche Einzelanfragen entstehen. Das spart Zeit, reduziert Stress und sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden gleichzeitig informiert sind.
Kultur und Miteinander: Zugehörigkeit sichtbar machen
Neben der funktionalen Ebene spielt LOLYO auch eine wichtige Rolle für die Unternehmenskultur. Über die Pinnwand teilen Kolleginnen und Kollegen persönliche Eindrücke, bedanken sich nach Veranstaltungen oder freuen sich gemeinsam über kleine Erfolge – etwa bei Verlosungen oder nach Firmenfeiern. Diese sichtbaren Reaktionen stärken das Miteinander über die verschiedenen Standorte hinweg. „Das Zugehörigkeitsgefühl wird dadurch deutlich gestärkt“, beobachtet Leeb. Gerade weil es im Alltag oft keine Zeit für informellen Austausch gibt, schafft die Mitarbeiter-App einen Raum, in dem Wertschätzung und Nähe sichtbar werden.
Ob Onboarding oder Karenz: alle live dabei
Ein weiterer zentraler Einsatzbereich ist das Onboarding. Neue Mitarbeitende erhalten frühzeitig Zugang zu relevanten Informationen und können sich organisatorisch orientieren, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Gleichzeitig bleibt auch die Verbindung zu Mitarbeitenden in Karenz bestehen. Sie behalten ihren Zugang und entscheiden selbst, wie aktiv sie Informationen konsumieren möchten. Leeb beschreibt diesen Aspekt als besonders wertvoll: „Die Kolleginnen und Kollegen in Karenz bleiben über LOLYO sehr gut mit der Firma verbunden und informiert, sofern die das möchten.“ So geht fachlicher Anschluss nicht verloren, ohne dass Druck entsteht.
Motivation und Aktivierung: Gamification mit dem MITMACH-Booster
LOLYO wird bei der Grazer Treuhand auch genutzt, um Beteiligung spielerisch zu fördern. Punkte für Likes, Umfragen oder Aktionen können gegen attraktive Goodies eingetauscht werden – etwa Essen oder interne Benefits. Diese Gamification erhöht die Aufmerksamkeit und Aktivität, ohne den eigentlichen Zweck zu überlagern. Die Mitarbeiter-App bleibt primär Informations- und Kommunikationsplattform, wird aber durch diese Features lebendig gehalten.
Preis und Abrechnung: ein Argument für Entscheider
Neben Funktionalität und Akzeptanz spielte auch die Kostenstruktur eine wichtige Rolle bei der Entscheidung. LOLYO punktete mit Preis/Leistung und einem transparenten, fairen Abrechnungsmodell, das intern gut argumentierbar ist. Leeb betont, dass genau das die Einführung erleichtert hat: „Die App ist intuitiv zu bedienen und fair abgerechnet. Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns überzeugt.“ Gerade für Geschäftsführung und Verantwortliche ist es wichtig, dass Kosten nachvollziehbar bleiben und Leistungen nicht durch zahlreiche Add-ons fragmentiert sind.
Fazit: eine Plattform, die verbindet und bleibt
LOLYO ist bei der Grazer Treuhand kein kurzlebiges Tool, sondern eine etablierte Plattform, die Information, Organisation und Unternehmenskultur zusammenführt. Sie unterstützt den Arbeitsalltag, entlastet Prozesse, stärkt Zugehörigkeit und schafft Verbindung – über Standorte, Teams und Lebensphasen hinweg. Für Theresa Leeb ist klar: „LOLYO ist eine Verbindungsplattform.“ Und genau das macht sie für die Grazer Treuhand zu einem festen Bestandteil der Kanzlei – heute und in Zukunft.
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