Die Top 10 internen
Kommunikation-Tools
Erfahren Sie, was interne Kommunikations-Tools
sind und worin die einzelnen Unterschiede liegen.
In Anbetracht der aktuellen Wirtschaftslage rückt eine effizientere interne Kommunikation für jedes Unternehmen das wettbewerbsfähig sein möchte immer mehr in den Fokus. Zumal sich mit Voranschreiten der Digitalisierung interne Kommunikationsstrukturen und damit einhergehende Work-Flows grundlegend verändert haben. Hoch im Kurs bei diesem Wandel – digitale Kommunikations-Tools. Doch auch klassische Kanäle wie das schwarze Brett kommen vielerorts noch zum Einsatz.
Was ist ein Tool zur internen Kommunikation?
Interne Kommunikations-Tools sind in der Regel Programme oder Software-Lösungen, die als zentrale Verteiler der wichtigsten Informationen fungieren. Im Vordergrund steht die übersichtlichere Darstellung der Unternehmenskommunikation. Dadurch soll den Mitarbeitenden der Zugang zu relevanten Informationen so einfach wie möglich gestaltet werden, um die Effizienz der internen Kommunikation zu maximieren und Arbeitsprozesse im Unternehmen zu optimieren. Folgend die 10 gängisten Tools der internen Kommunikation.
Die 10 gängigsten Kommunikations-Tools im Fokus
Das schwarze Brett
Nostalgie pur! Denn wer kennt es nicht, die physische Pinnwand als Aushängeschild für Informationen in Papierform? Entgegen der Annahme dieses gute Stück gehört längst der Vergangenheit an, ist es nahezu noch in jedem Unternehmen präsent. An zentralen Orten wo viele Mitarbeitende verkehren, verrichtet dieses interne Kommunikations-Tool mit Sicherheit auch in Zukunft noch seinen Dienst.
Vorteile:
- Einfacher Zugang zu Informationen
- Zentral und gut sichtbar
- Für jeden Mitarbeitenden
Nachteile:
- Keine Kontrolle der IK
- Aktualität
- Geringe Erreichbarkeit
- Keine Interaktionsmöglichkeit
- Beansprucht Zeit, Kosten und Ressourcen
- Beschränkte Menge an Information
- Niedrige Emotionalität
Das Mitarbeiter-Magazin
Ein weiterer Klassiker unter den Kommunikations-Tools – das Mitarbeitermagazin. Dieses Printmedium ist auch heute noch sehr gebräuchlich. Layout, Design, Umfang und Inhalt lassen sich individuell anpassen und die Haptik vermittelt beim Konsum ein wertiges Gefühl. Enthaltene Bilder, Grafiken und Storys sorgen hierbei für eine gewisse Emotionalität.
Vorteile
- Wertigkeit & Emotionalität
- Haptisch
- Längerfristig verfügbar
- Breiter Informationspool
Nachteile
- Zeit-Kostenintensiv
- Geringe Nachhaltigkeit
- Nicht Up-to-date & begrenzte Auflage
- Lange Redaktionszeiten
- Unbrauchbar für dringliche Informationen
- Nicht zielgruppenspezifisch
Das Intranet
Das Intranet ist ein geschlossenes firmeninternes Netzwerk für die neuesten Meldungen und Informationen. Jedoch ist dieses Kommunikations-Tool in der Rohform sehr stark Interaktionsbeschränkt. Zumal nicht jeder Mitarbeitende Zugriff darauf hat. Zudem kommen eine eingeschränkte Suchfunktion sowie die Tatsache, dass das Intranet meist nur mehr als digitale Dokumentenablage dient und nicht dem gemeinsamen Austausch im Team.
Vorteile:
- Sicheres internes Netzwerk
- Erleichtert Kommunikation
- Dokumenten- und Wissensverwaltung
- Steigert interne Prozesse und Produktivität
Nachteile:
- Nicht Up-to-date
- Interaktionsbeschränkt
- Wenig attraktiv, daher nicht gerne genutzt
- Kein gemeinsamer Austausch unter allen Mitarbeitenden
- Nur über den PC nutzbar
- Beschränkter Zugriff & eingeschränkte Suchfunktion
- Geringe Reichweite
Wussten Sie, dass mit Aufkommen des ersten Intranets 1994 das Fundament der heutigen digitalen internen Kommunikation gelegt wurde? Damals noch unter der Bezeichnung Business Knowledge System.
Das Social-Intranet
Das Social-Intranet ist die moderne Interpretation des Intranets. Denn anders als bei diesem ähnelt es in Aufbau und Funktion sozialer Netzwerke und bietet die Möglichkeit zur Interaktion. Mitarbeitende verfügen dabei über ein eigenes Profil mit welchem untereinander kommuniziert und sich vernetzt wird. Vordergründig bei diesem Kommunikations-Tool für die interne Kommunikation ist der soziale Aspekt sowie der Austausch über den Desktop. Mittlerweile gibt es für manche Social-Intranets aber auch eine App für Mobilgeräte.
Vorteile:
- Gesteigerter Informationsfluss
- Effizientere Mitarbeiterkommunikation
- Interaktionsmöglichkeit
- Zeit-Kostenersparnis
- Bessere Erreichbarkeit & einfachere Zusammenarbeit
- Funktionsvielfalt
Nachteile:
- Meist nur am PC
- Gewisses Maß an IT-Affinität
- Akzeptanz
Die Mitarbeiter-App
Dieses interne Kommunikations-Tool ist wie das klassische Intranet eine Software, die der internen Kommunikation dient. Der Fokus liegt jedoch auf Mobile First. Dadurch sollen auch jene Mitarbeitende in die interne Kommunikation involviert werden, die über keinen fixen PC-Arbeitsplatz verfügen. Jedoch ist die App nicht an Mobilgeräte gebunden. Wodurch sie sich auch auf den Desktop sicher installieren und nutzen lässt. Zusätzlich erreichen Push-Notifications die Mitarbeitenden selbst dann, wenn die App nicht genutzt wird. Gerade für Unternehmen mit vielen Frontline-Workern ist dieses Tool der ideale Kanal, um Beschäftigte zu erreichen.
Vorteile:
- Optimiert interne Kommunikation & Abläufe
- Bessere Erreichbarkeit/Mitarbeiterkommunikation in Echtzeit
- Positiver ROI und erhöhte Mitarbeiterbindung
- Effektiveres Onboarding
- erleichterte Arbeitsbedingungen
- Zeit-Kostenersparnis & bessere Kollaboration
- Keine Kontaktdaten erforderlich
- Umfangreiche Funktionalität
Nachteile:
- Installation auf private Endgeräte
- Smartphone sind nicht in allen Unternehmen erlaubt
Messenger-Dienste
Eine weitere Methodik zur Unternehmenskommunikation, sind Messenger-Dienste. Dabei handelt es sich um Apps für mobile Endgeräte, die mittels Chat-Funktionen eine Echtzeitkommunikation ermöglichen. Zu Pandemiezeiten waren diese neben dem Telefonat, oftmals der einzige Draht zur Belegschaft. Jedoch eignet sich dieses Kommunikations-Tool weniger für Projektarbeiten und auch die Sicherheitsstufen sind nicht auf die interne Kommunikation ausgelegt.
Vorteile:
- Kommunikation in Echtzeit
- Höhere Erreichbarkeit
- Auch als Free to Use
- Auch als Businessvariante
Nachteile:
- Benötigt mobile Endgeräte
- Geringe Sicherheit
- Oft nicht DSGVO-konform
- Eingeschränkte Übersicht
- Beschränkte Funktionalität
- Benötigt private Kontaktdaten
E-Mail und interner Newsletter
Innerbetriebliche Newsletter oder Rundschreiben informieren schnell, gestalterisch ansprechend und strukturiert die Belegschaft. Dabei können bei jedem Mailing die Zeitintervalle und der Themenpool individuell angepasst werden und etwaige Videos, Grafiken oder auch Gifs enthalten. Einen Raum zum aktiven Austausch bietet dieses Kommunikations-Tool allerdings nicht.
Vorteile:
- Garantierte Erreichbarkeit
- Direkt im Mail Postfach
- Tagesaktuell bei Bedarf
- Zielgruppengerechte Information
Nachteile:
- Nicht alle verfügen über eine E-Mail-Adresse
- Kein Zentraler Ort (Privatmail)
- Schnell unübersichtlich
- Keine Personalisierung
- Private Kontaktdaten notwendig
- Oftmals unbeachtet (Spamordner)
Website und Firmen-Blog
Ebenfalls eine mögliche Variante zur internen Kommunikation sind Websites oder firmeninterne Blogs. In den meisten Fällen beinhalten diese jedoch nur allgemeine Informationen und bieten keine Möglichkeit zum gemeinsamen Dialog. Auch die Akzeptanz als eigenständiges Tool zur internen Kommunikation ist eher gering.
Vorteile:
- Digital
- Gewährleistete Aktualität
- Keiner Vertraulichkeit unterlegen
- Langfristig einsehbar & informativ
Nachteile:
- Keine direkte Interaktionsmöglichkeit
- Kaum regelmäßige Besuche
- Reine Informationsverteilung
- Kein Kommunikations-Tool per se
- Teils sehr werblich
Digital Signage
Das moderne Pendant zum schwarzen Brett. Infoscreens als Sharepoints, die in hochfrequenten Zonen installiert werden und somit für die Belegschaft leicht zugänglich sind. Oftmals sind diese in Produktionshallen oder in Fluren vorzufinden. Digital Signage als reines internes Kommunikations-Tool einzusetzen, unterstützt zwar das informieren über wichtige Neuigkeiten jedoch nicht die Kollaboration im Team.
Vorteile:
- Aktuell & schnell
- Lange Verfügbarkeit der Inhalte
- Zentral und gut sichtbar
- Erreicht die breite Masse
Nachteile:
- Top-Down-Communication
- Kein aktiver Austausch
- Keine Entscheidungsfindung
- Allgemeine Inhalte
- Ausschließlich zur Informationsverteilung
- Nicht geeignet für Kollaborationen
Internes Event oder CEO-Speech
Hierbei handelt es sich um ein internes Kommunikations-Tool in Form von betrieblichen Zusammenkünften oder Veranstaltungen. Grob eignen sich diese allerdings eher zur Vermittlung von Werten, Strategien oder relevanten Neuigkeiten und weniger für Projektabstimmungen und -arbeiten.
Vorteile:
- Erreicht viele
- Fokussiert die Linie des Unternehmens
- Kommuniziert die Corporate Identity
- Emotionell
Nachteile:
- Intervalls mäßig & nur zu bestimmten Zeiten
- Nicht tagesaktuell
- One-way Communication
- Informationen nur kurzfristig verfügbar
- Zeit- und Kostenaufwendig
Worauf sollte bei der Wahl eines Kommunikation-Tools geachtet werden?
Der technologische Fortschritt bringt viele Lösungen im Bereich der internen Kommunikation mit sich. Das kann die Auswahl auf das richtige Tool durchaus mühselig gestalten. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Kommunikations-Tool entscheiden, sollten Sie daher die Anbieter miteinander vergleichen und sich dabei folgende 5 Fragen stellen:
- Welches Ziel soll mit einem Kommunikations-Tool erreicht werden?
- Sind bereits Strukturen für das Kommunikations-Tool im Unternehmen vorhanden?
- Welche Ansprüche habe ich an einem internen Kommunikations- Tool?
- Wie einfach lässt sich das Kommunikations-Tool im Unternehmen einführen?
- Wie hoch ist das zu investierende Budget für das Kommunikations-Tools?
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