Social Intranet als internationales Kommunikations-Cockpit bei Institut AllergoSan

Mit OMNi-NET wurde deshalb kein klassisches Intranet geschaffen, sondern ein System, das den Arbeitsalltag aktiv unterstützt. Der Anspruch dahinter war hoch: Es sollte eine digitale Plattform entstehen, die Information, Zusammenarbeit und Wissen bündelt. Wie Susanne Haring im Success-talk betonte, hatte ihr Auftrag ganz klar gelautet: „Ein Kommunikationscockpit für Informationen, Zusammenarbeit und Wissen.“

Dass dieser Ansatz funktioniert, zeigen die Zahlen: Mit bis zu 97 % Nutzungsquote und rund 1.000 täglichen Zugriffen ist OMNi-NET heute fixer Bestandteil des Arbeitsalltags.

Das Herzstück der Plattform ist die Startseite. Sie folgt einem klaren Prinzip: Mitarbeitende sollen alles Wichtige sofort finden, ohne lange suchen zu müssen.
Dafür wurde der Fokus konsequent auf die Bedürfnisse im Alltag gelegt. „Wir haben uns überlegt: Was brauchen die Kollegen ganz konkret, was sollen sie mit wenigen Klicks finden?“, erklärte Susanne Haring.
So ist eine Sammlung an Quicklinks entstanden, die auf der Startseite zu finden sind: von häufig genutzten Tools wie dem Zeiterfassungssystem über die Krankmeldung bis hin zu wichtigen Unternehmensnews.

Auch das Terminmanagement wurde konsequent in OMNi-NET integriert. Unterschiedliche Formate, von großen Unternehmensveranstaltungen bis hin zu Sportangeboten, laufen in einem zentralen Kalender zusammen. Mitarbeitende können sich direkt per Klick an- oder abmelden, was den organisatorischen Aufwand deutlich reduziert und gleichzeitig für Transparenz sorgt.

Für internationale Teams wurden eigene Bereiche geschaffen, die eigenständig gepflegt werden. Dabei wurde bewusst auf einheitliche Strukturen gesetzt, gleichzeitig aber genügend Freiraum gelassen.

So entsteht ein System, das sowohl Standardisierung als auch Flexibilität ermöglicht und den Teams genau die Inhalte bietet, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor von OMNi-NET ist die Integration von Services und Prozessen. Statt Informationen und Abläufe auf verschiedene Systeme zu verteilen, werden sie gebündelt an einem Ort abgebildet. Das Ziel war klar formuliert: „Arbeitserleichterung auf beiden Seiten“, wie Susanne Haring im Talk beschrieb – sowohl für Mitarbeitende, die Informationen schneller finden und Prozesse einfacher erledigen können, als auch für die Organisation, die Abläufe strukturiert bündeln und effizient steuern kann. Gerade bei Themen wie Dienstreisen, Poolauto-Reservierung oder Krankmeldungen zeigt sich, wie stark diese Integration den Alltag vereinfacht.

Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Möglichkeit, Feedback unkompliziert und anonym einzubringen. Mitarbeitende können ihre Anliegen, Ideen oder auch kritische Rückmeldungen direkt über OMNi-NET teilen, ohne formale Hürden oder lange Wege. Der entscheidende Unterschied zu klassischen Feedbackkanälen liegt in der direkten Weiterleitung: „Rückmeldungen gehen direkt und ohne Umwege an die Geschäftsführung“, so Haring. Dadurch entsteht ein unmittelbarer Draht zwischen Belegschaft und Unternehmensleitung. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass Mitarbeitende sehen: Ihre Stimme zählt – und wird gehört. Gleichzeitig ermöglicht es der Geschäftsführung, schneller auf Themen zu reagieren und ein echtes Stimmungsbild aus dem Unternehmen zu erhalten.

Auch sämtliche Benefits und Zusatzangebote sind zentral im OMNi-NET gebündelt. Von Gesundheitsangeboten über interne Programme bis hin zu Vergünstigungen und Kooperationen finden Mitarbeitende hier alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Ort. Der große Vorteil: Die Inhalte sind nicht nur gesammelt, sondern jederzeit aktuell und direkt zugänglich. Mitarbeitende müssen nicht mehr nach Angeboten suchen oder unterschiedliche Ansprechpersonen kontaktieren, sondern finden alle Informationen gebündelt in der Plattform. Besonders wichtig: Die Inhalte werden von den jeweils zuständigen Personen selbst gepflegt – ein Ansatz, der Aktualität und Qualität sicherstellt und gleichzeitig dafür sorgt, dass die Informationen aus erster Hand kommen.

Neben strukturierten Inhalten gibt es bewusst Raum für informellen Austausch. Verschiedene Pinnwände – etwa eine Tauschbörse für das Mittagessen, Mitfahrgelegenheiten, Veranstaltungen oder eine Flohmarkt-Pinnwand – ermöglichen es Mitarbeitenden, sich auch abseits der klassischen Arbeitskommunikation zu vernetzen.
Dass dabei auch Alltagskultur eine Rolle spielt, zeigt ein Blick hinter die Kulissen. „Das Essen ist das Allerwichtigste – und das muss ins Intranet“, bringt es Haring mit einem Augenzwinkern auf den Punkt.

Solche Formate stärken das Miteinander und machen Kommunikation lebendig.

OMNi-NET wird gezielt genutzt, um die Unternehmenskultur, Werte und Miteinander in einem eigenen Bereich zur Unternehmensvorstellung sichtbar zu machen. Werte, Vision und Zusammenarbeit werden nicht nur kommuniziert, sondern laufend in konkrete Inhalte übersetzt – etwa durch Einblicke in Teams, Projekte, gemeinsame Erfolge oder gelebte Zusammenarbeit im Alltag. „Es geht darum, immer wieder daran zu erinnern, wie wir eigentlich miteinander arbeiten wollen“, erklärt Haring. Inhalte werden daher bewusst regelmäßig aufgegriffen, wiederholt und weitergedacht – damit Kultur nicht abstrakt bleibt, sondern im Arbeitsalltag präsent ist.

Ein besonders wirkungsvoller Ansatz ist das digitale Preboarding. Neue Mitarbeitende erhalten bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Zugang zur Plattform und werden so frühzeitig in die Unternehmenswelt integriert. Sie können sich eigenständig orientieren, wichtige Informationen abrufen und erste Einblicke in das Unternehmen, die Kultur und ihre zukünftigen Aufgaben gewinnen – noch bevor sie physisch im Unternehmen starten. Inhalte wie Willkommensinformationen, organisatorische Abläufe oder erste Teamvorstellungen helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen und ein erstes Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen. Das sorgt nicht nur für einen strukturierteren Start am ersten Arbeitstag, sondern stärkt von Beginn an die Verbindung zum Unternehmen. Neue Mitarbeitende kommen vorbereitet an, fühlen sich schneller integriert und können deutlich leichter in ihre Rolle hineinwachsen.

Mit 57 Redakteur:innen ist OMNi-NET ein echtes Gemeinschaftsprojekt, an dem viele Bereiche aktiv mitarbeiten. Damit die Inhalte trotz dieser dezentralen Erstellung konsistent bleiben, wurden klare redaktionelle Leitlinien definiert – von Tonalität und Aufbau bis hin zu Verantwortlichkeiten und Freigabeprozessen.
Ein zentrales Prinzip dabei ist die Verständlichkeit und Alltagstauglichkeit der Inhalte. Informationen sollen schnell erfassbar, klar strukturiert und unmittelbar nutzbar sein. „Ein Artikel soll so kurz sein, dass man ihn vom Aufzug bis zum Arbeitsplatz lesen kann“, beschrieb Susanne Haring im Rahmen des Success-talks ihren Zugang zu „snackable Content“.
Damit Redakteur:innen genau das umsetzen können, finden sie in einem eigenen Bereich in OMNi-NET klar definierte Gestaltungsrichtlinien, Anleitungen und den zur Planung und Abstimmung wichtigen Redaktionskalender