Interne Kommunikation als Service-Booster in der Pflege? Die Hygge Betreuung GmbH zeigt, wie’s geht. Im LOLYO SUCCESS-talk gab Geschäftsführer Jannik Löbe Einblick in den Arbeitsalltag mit der Mitarbeiter-App – und warum ohne digitale interne Kommunikation nichts mehr geht.
Ob Seniorenbetreuung, Schulbegleitung oder Assistenz im Alltag: Bei Hygge sind Betreuungskräfte viele Stunden täglich im Einsatz. Damit alle Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen, hat das Team rund um Geschäftsführer Jannik Löbe eine klare Entscheidung getroffen: Schluss mit Zettelwirtschaft, WhatsApp-Chaos und E-Mail-Schleifen. Seit Ende 2023 ist die LOLYO Mitarbeiter-App das zentrale Tool für Kommunikation und Koordination – mit 100 % Nutzungsquote.
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Hier der gesamte Talk zum Nachschauen:
Ein System, das verbindet
Gleich zu Beginn stand fest: Die Mitarbeiter-App wird zum Herzstück der internen Kommunikation. Nach einer kurzen Übergangsphase läuft heute alles – von der Krankmeldung bis zur internen Abstimmung – über die App. Die Mitarbeitenden wurden von Anfang an eingebunden. Und die Resonanz? „Sehr positiv“, so Jannik Löbe. „Wir bekommen ausgezeichnetes Feedback, weil die App im Alltag wirklich wertvolle Unterstützung bietet und als zentrale Kommunikationsplattform anerkannt ist.“
Neuigkeiten-Dashboard: Alle informiert, alles im Blick
Im Dashboard landen täglich die wichtigsten Updates – von kurzfristigen Vertretungsgesuchen über wichtige Hinweise zum Krankmeldungsprozess bis hin zu allgemeinen Infos rund um Abläufe, Feiertagsregelungen oder Team-Events. Die Informationen sind dabei sowohl standortspezifisch als auch unternehmensweit einsehbar. Alle Mitarbeitenden sehen, abgestimmt auf ihren Standort, was für sie relevant ist – und das ganz ohne Informationsflut oder unübersichtliche Chatverläufe.
Chatgruppen: Kommunikation, die ankommt
Gerade wenn mehrere Betreuungskräfte bei einem Kunden oder einer Kundin im Einsatz sind, braucht es eine lückenlose Informationsweitergabe. Hygge setzt hier auf eigene Chatgruppen pro Kunde, in denen sowohl die Betreuungskräfte als auch die zuständigen Fach- und Qualitätsmanagement-Teams eingebunden sind. „Früher hat dann manchmal nur der Einsatzbericht gezählt, den die Person vorher geschrieben hat – heute kann man viel besser schauen: Was ist da passiert, was ist vielleicht kritisch, worauf müssen wir achten?“, so Jannik Löbe. Das verbessert nicht nur die Transparenz, sondern auch die Betreuungsqualität deutlich.
Digitale Bibliothek: Antworten jederzeit verfügbar
Wie stelle ich einen Urlaubsantrag? Wie fülle ich das Fahrtenbuch korrekt aus? Welche Regelung gilt für die Kita-Begleitung? Viele Fragen, die im Alltag immer wieder auftauchen – und früher zu zahlreichen Anrufen im Backoffice geführt haben. Heute liefert die App Antworten auf einen Klick. In der digitalen Bibliothek stellt Hygge eine Vielzahl an Dokumenten bereit: das vollständige Mitarbeiterhandbuch, Prozessanleitungen, Formulare und Arbeitshilfen, die speziell auf die Bedürfnisse der Betreuungskräfte zugeschnitten sind. So haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf relevante Informationen – direkt am Smartphone. Das sorgt nicht nur für mehr Selbstständigkeit im Arbeitsalltag, sondern entlastet auch die Verwaltung spürbar.
Formulare: Krankmeldung & Co. einfach mobil erledigen
Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden bei Hygge ausschließlich über die App abgewickelt. Dafür stehen spezielle Formulare zur Verfügung, die direkt an das zuständige E-Mail-Postfach der Verwaltung übermittelt werden. So ist sichergestellt, dass keine Anfragen verloren gehen und alle Informationen strukturiert und DSGVO-konform verarbeitet werden können. „Alles, was nicht über die App kommt, gilt bei uns als nicht eingereicht“, betont Löbe. Die klare Linie sorgt für einen reibungslosen Ablauf – und stellt sicher, dass gerade Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz im Büro ihre Anliegen unkompliziert und mobil erledigen können.
E-Postfach: Gehaltszettel? Kommt per Klick
Was früher mit viel manuellem Aufwand, ist heute ein vollautomatisierter Prozess. Die Gehaltszettel werden aus DATEV exportiert, mit Hilfe von Microsoft PowerToys automatisiert umbenannt und anschließend gesammelt hochgeladen. Die Zuordnung erfolgt dabei über die Personalnummer – die Unterlagen landen verschlüsselt im jeweils persönlichen E-Postfach in der App. Das bedeutet: kein Warten auf Papierpost, kein Nachfragen beim Lohnbüro, sondern sichere und sofortige Verfügbarkeit direkt am Smartphone. Gerade für ein Team mit vielen dezentral arbeitenden Betreuungskräften ist das ein echter Fortschritt – in puncto Effizienz, Datensicherheit und Mitarbeiterservice.
Quicklinks: Schulung & Zeiterfassung in der App
Zwei besonders wichtige Anwendungen hat Hygge direkt per Quicklink in die App eingebunden: den digitalen Pflegecampus und die Zeiterfassungssoftware. So können Mitarbeitende mit nur einem Klick aus der App heraus auf Schulungsinhalte zugreifen oder ihre geleisteten Stunden eintragen. Die nahtlose Integration sorgt dafür, dass alle relevanten Tools zentral an einem Ort gebündelt sind – was nicht nur den digitalen Alltag erleichtert, sondern auch die Nutzungshäufigkeit der App zusätzlich steigert.
SUCCESS-talk – unser Fazit
Die HyggeApp ist mehr als ein digitales Tool – sie ist ein zentrales Bindeglied, das den Pflegealltag strukturiert, Kommunikation vereinfacht und die Servicequalität nachhaltig verbessert. Sie verbindet Betreuungskräfte, Verwaltung und Management auf einer gemeinsamen Plattform und macht Informationen jederzeit und für alle zugänglich. Prozesse wie Krankmeldungen, Dokumentenzugriff, Gehaltsinformationen oder Schulungen laufen dadurch nicht nur effizienter, sondern auch transparenter ab. Die App wird im Alltag nicht als zusätzlicher Kanal empfunden, sondern als echte Erleichterung und Orientierungshilfe. Sie zeigt eindrucksvoll, wie durchdachte digitale Kommunikation in der Pflegebranche echten Mehrwert stiften kann
100 %
der Mitarbeitenden
nutzen die App aktiv
22.000+
Zugriffe pro Monat
1.440
Mitarbeiter:innen-Interaktionen
pro Monat
(exkl. Chats)
110.000+
gesendete
Chatnachrichten
Jetzt reinschauen & vernetzen: Präsentation zum Talk!
Die Präsentation zum Success-tal sowie weitere Praxisbeispiele finden Sie in der talks at work Community – dem digitalen Netzwerk für alle, die interne Kommunikation, HR und Employer Branding mitgestalten und neu denken wollen.
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