Ein Wasserschaden im Lager, eine defekte Maschine in der Produktion oder eine IT-Störung im Büro: viele Vorfälle müssen schnell gemeldet werden, damit rasch reagiert werden kann. Trotzdem werden Informationen in vielen Unternehmen noch telefonisch, per E-Mail oder mit Papierformularen weitergegeben. Das kostet Zeit, führt zu Rückfragen und erschwert eine lückenlose Dokumentation.
Mit digitalen Meldeprozessen in der Mitarbeiter-App lassen sich Schäden, Vorfälle und Störungen direkt dort erfassen, wo sie entstehen. Mitarbeitende wählen das passende Formular aus, ergänzen alle relevanten Informationen und senden die Meldung mit wenigen Klicks an die zuständige Person oder Abteilung.
5 Vorteile digitaler Meldeformulare in der Mitarbeiter-App
Digitale Meldeprozesse schaffen nicht nur mehr Komfort für Mitarbeitende, sondern erleichtern auch die Bearbeitung durch Fachabteilungen.
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Schnellere Reaktionszeiten
Meldungen gelangen ohne Umwege an die zuständigen Personen. Das verkürzt Bearbeitungszeiten und sorgt dafür, dass notwendige Maßnahmen schneller eingeleitet werden können. -
Vollständige Informationen
Pflichtfelder stellen sicher, dass alle relevanten Angaben erfasst werden. Fotos, Dokumente oder Standortinformationen liefern zusätzlichen Kontext und reduzieren Rückfragen. -
Einheitliche Prozesse
Ob Produktion, Facility Management, IT oder Arbeitssicherheit: alle Mitarbeitenden nutzen dieselben digitalen Formulare. Das schafft Standards und erleichtert die Dokumentation. -
Weniger Verwaltungsaufwand
Papierformulare, handschriftliche Notizen und verstreute E-Mails gehören der Vergangenheit an. Alle Meldungen werden strukturiert erfasst und digital weitergeleitet. -
Mehr Transparenz
Optional können Mitarbeitende automatisch über den Status ihrer Meldung informiert werden – beispielsweise mit Nachrichten wie „Meldung erhalten“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“.
Typische Anwendungsfälle
Digitale Meldeformulare lassen sich flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Häufig werden sie unter anderem für folgende Prozesse eingesetzt:
- Schadensmeldungen
- Unfallberichte
- IT-Störungen
- Sicherheitsvorfälle
- Mängelmeldungen
- Reparaturanforderungen
- Beschwerden
- Verbesserungsvorschläge
- Qualitätsmängel
- Beinahe-Unfälle
So funktioniert der digitale Meldeprozess
Der Workflow ist einfach und intuitiv:
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Mitarbeitende öffnen die Mitarbeiter-App.
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Sie wählen das passende Meldeformular aus.
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Alle relevanten Informationen werden erfasst (beispielsweise Beschreibung, Fotos oder Standort)
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Die Meldung wird direkt an die zuständige Person oder Abteilung übermittelt.
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Optional informiert ein automatisierter Workflow über den aktuellen Bearbeitungsstatus.
So bleiben sowohl Mitarbeitende als auch zuständige Fachabteilungen jederzeit auf dem Laufenden.
LOLYO Tipp: Gestalten Sie Meldeformulare so einfach wie möglich und so detailliert wie nötig. Pflichtfelder helfen dabei, vollständige Informationen zu erhalten. Fotos und Datei-Uploads erleichtern die Einschätzung eines Vorfalls und beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich.
Vom digitalen Meldeformular zum zentralen Mitarbeiter-Service-Hub
Digitale Meldungen sind für viele Unternehmen der erste Schritt zur Digitalisierung interner Prozesse. Häufig folgen anschließend weitere Anwendungsfälle wie Bestellungen, Genehmigungen oder Anträge. Werden alle Formulare zentral in der Mitarbeiter-App gebündelt, entsteht ein digitales Serviceportal, über das Mitarbeitende jederzeit auf wichtige Unternehmensservices zugreifen können.
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