Mit der LOLYO Mitarbeiter-App zeigt das Institut AllergoSan ein gutes Bauchgefühl für seine digitale interne Kommunikation – und schafft echte Arbeitserleichterung in der Vernetzung von Innen- und Außendienst, Administration, Onboarding & Co.
Susanne Haring, verantwortlich für interne Kommunikation und HR am Institut AllergoSan, begleitete den Rollout von OMNi-NET Anfang 2025 und gibt exklusive Einblicke in die digitale Transformation in einem der führenden Unternehmen im Bereich der Mikrobiom-Forschung und Entwicklung hochqualitativer Probiotika.
Gemeinsam informiert und vernetzt
Unser aller Gesundheit mit der Kraft der Natur stärken, noch bevor Krankheiten entstehen: Mit diesem ganzheitlichen Ansatz widmet sich das Institut AllergoSan der wissenschaftlichen Erforschung und Entwicklung innovativer Produkte aus natürlichen Substanzen – insbesondere probiotischen Bakterien sowie Ballaststoffen, Mikronährstoffen und Pflanzenextrakten. Vom Hauptsitz in Graz sowie von Standorten in Deutschland, Kroatien, Slowenien und Italien aus entwickelt und vertreibt ein Team von rund 460 engagierten Mitarbeitenden im Innen- und Außendienst – gemeinsam mit internationalen Vertriebspartnern – die Produkte des Instituts weltweit. „In den vergangenen zwei Jahren hat sich unser Team standortübergreifend verdoppelt“, berichtet Kommunikations- und HR-Expertin Susanne Haring. Entsprechend schwierig gestaltete sich der interne Austausch: Denn nur wenige Mitarbeitende hatten Zugang zu allen relevanten Inhalten. Das änderte sich grundlegend mit ihrer Mitarbeiter-App, die zur digitalen Drehscheibe für die interne Kommunikation wurde.
86 % nach nur 3 Wochen aktiv dabei
Früher wurde über E-Mails und wöchentliche Newsletter kommuniziert – oft mit großem Aufwand und ohne Garantie, dass alle auf dem gleichen Informationsstand waren. Heute nutzt das Institut AllergoSan-Team ein Kommunikationstool, das sowohl zentrale Informationen bündelt als auch auf individuelle Bedürfnisse eingeht. So gibt es z. B. eigene App-Gruppen für Außendienstmitarbeitende oder Kolleg:innen im
Innendienst, die für den Außendienst arbeiten – auch in länderspezifischer Ausrichtung, etwa für den italienischen Markt. Inhalte werden klar strukturiert, unterhaltsam aufbereitet und laufend aktualisiert: Bis zu drei Beiträge erscheinen pro Tag im Newsfeed. Wöchentliche Formate wie die „OMNi Smart Facts“ oder der „Gründonnerstag“ liefern kompakten Content rund um Gesundheit, Nachhaltigkeit und Unternehmensentwicklung – und stärken damit die Identifikation mit dem Unternehmen.
Tschüss Administration – hallo Effizienz
Auch organisatorisch ist die Mitarbeiter-App im Arbeitsalltag unverzichtbar geworden.
Zahlreiche Prozesse, die früher zeitintensiv oder umständlich waren, lassen sich jetzt
einfach, schnell und zentral erledigen:
- Organisation von After-Work-Events über Terminfunktion direkt in der App (z. B.
Yoga, Pilates) - Bestellung von Produkten inhouse sowie bei Partnerbetrieben bequem per Klick oder über ein integriertes Formular
- Abwicklung von Dienstreisen – vom Formular für Poolautobestellung bis zur Reisekostenabrechnung und alle dafür nötigen Informationen und Links
- Broadcast-Funktion für dringende Mitteilungen
- Digitaler Mitarbeiter:innen-Ausweis
- Bestellung des kostengestützen Mittagessens
Podcast in der Mitarbeiter-App: No Guts, No Glory
Sie wollen mehr über die Kernkompetenz des Institut AllergoSan – das Mikrobiom – erfahren, ohne nachlesen zu müssen? Der extern verfügbare Podcast „No Guts, No Glory“ widmet sich auf unterhaltsame und zugleich fundierte Weise den Themen Darmgesundheit, Biohacking und allem, was das Mikrobiom bewegt. In jeder Episode trifft Simone Kumhofer, ehemalige Profi-Triathletin und leidenschaftliche Mikrobiom-Expertin, auf Alex Antonitsch, Tennislegende und Gesundheitsenthusiast. Gemeinsam bringen sie wissenschaftlich fundiertes Wissen auf den Punkt – locker, spannend und mit vielen praktischen Aha-Momenten. Ein Format, das informiert und inspiriert – und allen Institut-AllergoSan-Mitarbeitenden auch bequem per App zur Verfügung steht.
Digitales Onboarding: Willkommen in der App!
Vor der Mitarbeiter-App lief Onboarding über Mappen und Unterlagen in Papierform ab: Gedruckte oder verteilte Einzelinformationen hatten den Nachteil, dass sie bei späterem Nachschlagen mitunter nicht mehr dem aktuellen Stand entsprachen – gerade in einem dynamisch wachsenden Unternehmen wie dem Institut AllergoSan. „Wir nutzen OMNi-NET bereits im Onboarding-Prozess und bekommen laufend großartiges Feedback von unseren Kolleg:innen. Für neue Kolleg:innen schalten wir vor dem offiziellen Arbeitsbeginn ein digitales ‚Vorzimmer‘ frei. Dort finden sie alle wichtigen Infos für die ersten Tage“, berichtet Susanne Haring. Sobald jemand im Unternehmenstartet, wird automatisch der Zugang zu allen relevanten Gruppen und Informationen freigeschaltet. Der allgemeine Umgang mit der App ist in nur zehn Minuten erklärt – alles
andere funktioniert intuitiv.
Datensicherheit mit höchstem Anspruch
Gerade im sensiblen Gesundheitsbereich ist Datenschutz und Datensicherheit ein zentrales
Thema. Dass LOLYO zu 100 % DSGVO-konform ist und sämtliche Anforderungen nach
NIS2 und DORA erfüllt, war für das Institut AllergoSan demnach entscheidend: „Aufgrund unseres Tätigkeitsfeldes verfügen wir über eine umfangreiche Rechtsabteilung und haben ein
sehr hohes Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit“, betont Haring.
Mit Übersetzung zum Teil des Unternehmens
Was ebenfalls begeistert, ist die automatische Übersetzungsfunktion. Mit Mitarbeitenden aus rund 18 Nationen ist ein mehrsprachiges Miteinander essenziell: Die Mitarbeiter-App wird auf Deutsch, Englisch, Kroatisch, Italienisch und Slowenisch genutzt und besonders auch vom Außendienst in Italien geschätzt. „Gerade Kolleg:innen im Lager, wo viele eine andere Muttersprache als Deutsch sprechen, profitieren enorm.
OMNi-NET sorgt dafür, dass jede:r die Inhalte versteht – das ist auch unserer Eigentümerin.
OMNi-NET als starke HR-Unterstützung
Für das HR-Team ist die App eine echte Entlastung und ein starkes Bindungsinstrument: „Wir können Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort erreichen, sogar unterwegs. Die Rückmeldung aus Italien neulich war besonders bewegend: ‚Wir fühlen uns jetzt endlich als Teil des Institut AllergoSan.‘ Sie lesen alles, was sie in der App finden“, sagt Susanne Haring. Das Gemeinschaftsgefühl hat sich also in kürzester Zeit standortübergreifend gestärkt – ein Gewinn für das ganze Team.
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