Vom Onboarding bis zur Materialbestellung, von der Baustelle bis ins Büro, von Kommunikation bis zu Serviceprozessen: Wie wird eine Mitarbeiter-App zum digitalen Toolkit?
Petra Hunger, MSc (HR-Generalistin) und Philipp Redl, BBA, MSc (Geschäftsführer) von Wohlschlager & Redl zeigten im LOLYO SUCCESS-talk, dass genau das möglich ist. Im Mittelpunkt stand EFA „Eine App für alles“, die weit mehr bietet als ein klassischer Informationskanal.
Der Live-Talk zum Nachschauen
Ein Unternehmen, viele Einsatzorte: eine App als verbindendes Element
Wohlschlager & Redl ist als österreichisches Familienunternehmen im Bereich Sanitär, Heizung, Klima und Sanierung tätig. Rund achtzig Prozent der Mitarbeitenden sind dezentral auf Baustellen unterwegs. Genau dort lag lange die größte kommunikative Herausforderung:
Informationen mussten zuverlässig zwischen Baustelle und Zentrale fließen und alle erreichen. Mit der Einführung der EFA-App im Jahr 2021 wurde eine zentrale Plattform geschaffen, die heute das digitale Rückgrat der internen Kommunikation bildet. Philipp Redl brachte es im Talk so auf den Punkt: „Unser Ziel war es, wirklich alle zu erreichen – vom Büro bis zur Baustelle. Und die App sollte nicht nur informieren, sondern den Arbeitsalltag ganz konkret erleichtern.“
Die Zahlen sprechen für den Erfolg des digitalen Social Intranets:
- 98.000 Zugriffe im letzten Jahr
- 483 aktive User
- 23.000 Chat-Nachrichten
- 15.000 Likes und 735 Kommentare
- 57.000 gesammelte MITMACH-Punkte
Kommunikation, die verbindet – nicht nur informiert
Neben dem Newsfeed spielt vor allem die Chat-Funktion eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag. Abteilungs- und Projektgruppen kommunizieren direkt über EFA, wodurch externe Messenger-Dienste zunehmend ersetzt wurden. Besonders niederschwellig ist die Möglichkeit, Sprachnachrichten zu senden – ein wichtiger Faktor für Mitarbeitende, die lieber sprechen als tippen oder sich mit schriftlicher Kommunikation schwertun. Push-Benachrichtigungen stellen sicher, dass relevante Informationen auch unterwegs zuverlässig ankommen.
Petra Hunger schilderte aus der Praxis: „Wir haben schnell gemerkt, wenn Kommunikation einfach ist, wird sie auch genutzt. Gerade Sprachnachrichten oder kurze Abstimmungen direkt in der App senken die Hemmschwelle enorm.“
Newsfeed & Interaktion für das digitale Miteinander
Der Newsfeed dient als zentrale Drehscheibe für:
- Unternehmensinformationen
- Events und Ausflüge
- Kooperationen und Benefits
- interne Aktionen
Besonders interaktive Formate wie der Adventskalender mit Gewinnspiel sorgten für hohe Beteiligung. Mitarbeitende schickten Fotos vom dekorierten Arbeitsplatz oder nahmen an Quizfragen teil. Das Ergebnis: Gemeinschaftsgefühl wurde über Standorte und Einsatzorte hinweg sichtbar und erlebbar. Auch die Eventgalerie stärkt dieses Miteinander. Fotos von Skiausflügen oder Feiern sind direkt in der App abrufbar und können jederzeit heruntergeladen werden.
Goodie-Store: Motivation mit System
Aktivität in der App wird belohnt. Fürs Liken und Kommentieren von Beiträgen sammeln Mitarbeitende Punkte, die sie im integrierten Goodie-Store einlösen können, etwa für Gutscheine oder Mittagessen. Wichtig war dabei ein ausgewogenes Punktesystem: attraktiv genug, um zu motivieren, aber so gestaltet, dass kontinuierliche Nutzung entsteht.
Der IntraShop: Materialbestellung direkt aus der App
Das Herzstück von EFA ist der integrierte IntraShop.
Was früher über WhatsApp, Telefon oder unvollständige Zettel lief, funktioniert heute strukturiert und digital:
- Materialbestellungen direkt aus der App
- automatische Zuordnung nach Abteilung
- Schnittstelle zum ERP- und Warenwirtschaftssystem
- Auswahl der Lieferadresse (Baustelle, Lager, Lieferantenmarkt)
- Rückmeldung und Dokumentation im persönlichen ePostfach
Mitarbeitende sehen jederzeit, was sie bestellt haben, Bestellungen werden automatisch dokumentiert und der bürokratische Aufwand reduziert sich spürbar.
Zusätzlich können auch Retourwaren direkt über den IntraShop rückgebucht werden, wodurch Materialflüsse transparenter werden. Aktuell wird der Prozess weiterentwickelt: Künftig sollen auch Lieferscheine direkt auf der Baustelle digital bestätigt werden können. „Früher kamen Bestellungen über WhatsApp oder auf halbfertigen Zetteln“, erinnerte sich Philipp Redl im Gespräch. „Heute läuft alles strukturiert über die App. Das spart uns Zeit und verhindert Missverständnisse.“ So entsteht ein echter Effizienzgewinn für Montage und Verwaltung gleichermaßen.
Digitale Bibliothek: Wissen überall verfügbar
Als zentraler Wissensspeicher für den Arbeitsalltag werden hier alle relevanten Dokumente und Informationen an einem Ort gebündelt. Das sorgt dafür, dass Mitarbeitende – unabhängig davon, ob sie im Büro oder auf der Baustelle arbeiten – jederzeit Zugriff auf aktuelle Unterlagen haben. Statt Ordner zu durchsuchen oder im Büro nachzufragen, stehen wichtige Inhalte strukturiert und mobil in der App zur Verfügung:
- Willkommensmappe
- Lieferanteninformationen
- Sicherheitsunterlagen
- Unterweisungen
Gerade für Baustellenteams ist der mobile Zugriff ein enormer Vorteil. Was früher nur in Papierform verfügbar war, ist heute direkt am Smartphone einsehbar.
Recruiting & Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter
Offene Stellen werden direkt in der App veröffentlicht und damit für alle Mitarbeitenden sichtbar gemacht. Über einen persönlichen Vermittlungscode können diese ganz unkompliziert im eigenen Netzwerk geteilt werden – etwa per Messenger oder Social Media. Geht eine Bewerbung ein, ist sie eindeutig zuordenbar und läuft gesammelt an einer Stelle zusammen, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. So wird aus der Mitarbeiter-App ein zusätzlicher Recruiting-Kanal, der insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels wertvolle Impulse liefert und das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prinzip strukturiert unterstützt.
Preboarding für Lehrlinge: Verbindung vor dem ersten Arbeitstag
Gerade im Lehrlingsbereich entscheidet sich früh, ob sich junge Menschen willkommen und gut aufgehoben fühlen. Die Mitarbeiter-App fungiert hier als kontinuierlicher Begleiter zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Wohlschlager & Redl nutzt die EFA-App deshalb nicht erst ab dem ersten Arbeitstag, sondern bereits in der Phase zwischen Vertragszusage und tatsächlichem Start, um Orientierung, Sicherheit und Zugehörigkeit aufzubauen. Lehrlinge erhalten bereits ab Vertragszusage Zugang zu einem eigenen Preboarding-Bereich und finden dort alles für den Start im Unternehmen vor:
- Willkommensinfos
- Ansprechpartner
- Einladung zum Welcome Day
- Hinweise zum ersten Arbeitstag
Eltern können so ebenfalls Einblick erhalten. Dadurch werden Unsicherheiten werden reduziert. Verbindung entsteht, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Ein Ausbau des digitalen Onboardings auch für andere Mitarbeitenden-Zielgruppen ist bereits geplant.
Wie wichtig dieser frühe Kontakt ist, betonte Petra Hunger im Talk mehrfach: „Wir wollten bei unseren Lehrlingen den Kontakt nicht erst am ersten Arbeitstag beginnen lassen. Mit dem Preboarding schaffen wir Sicherheit – und auch ein Stück Vorfreude.“
Mitarbeiter-App-Erfolgsfaktoren aus der Praxis
Petra Hunger und Philipp Redl nannten im Talk drei zentrale Erfolgsfaktoren, die maßgeblich dazu beigetragen haben, dass die EFA Mitarbeiter-App zum absoluten Liebling der Mitarbeitenden geworden ist:
1.Transparente Kommunikation von Anfang an
Gerade zu Beginn braucht es Aufklärung, Transparenz und persönliche Unterstützung – besonders bei Datenschutz- oder Technikfragen. So ist sichergestellt, dass das gesamte Team motiviert ist, die Mitarbeiter-App auch zu nutzen.
2. Einfachheit schlägt Perfektion
Gerade für ältere Mitarbeitende oder jene, die technisch weniger affin sind, ist Unterstützung bei der Installation sowie persönliche Erklärung oft sehr hilfreich. Bei Fragen gilt es, schnell und niederschwellig zu helfen, damit Hürden und Unsicherheiten sofort gelöst werden.
3. Kontinuierlicher Mehrwert
Je mehr reale Arbeitsprozesse in die App integriert werden, desto selbstverständlicher wird ihre Nutzung. Damit steigt auch die Bereitschaft und Begeisterung täglich mit der Mitarbeiter-App zu arbeiten.
Für Philipp Redl liegt genau darin der Schlüssel: „Wenn man die Menschen mitnimmt, ihre Fragen ernst nimmt und die App gemeinsam weiterentwickelt, dann wird sie vom Tool zum echten Arbeitsinstrument.“
Intuitiv zugänglich und jederzeit verfügbar
EFA ist bei Wohlschlager & Redl zum digitalen Toolkit geworden, das den gesamten Arbeitsalltag unterstützt. Von News über Materialbestellungen bis hin zum Preboarding ist alles zentral gebündelt und intuitiv zugänglich. Der SUCCESS-talk machte deutlich, dass interne Kommunikation dann ihre volle Wirkung entfaltet, wenn sie konsequent vom Arbeitsalltag der Mitarbeitenden aus gedacht wird – so entsteht eine Plattform, die nicht nur verbindet, sondern aktiv mitarbeitet.
500
Mitarbeitende
Montage-Teams
im Baustelleneinsatz
Verbunden
mit EFA
Service-Tool
entlastet
Jetzt Newsletter abonnieren!
Frischer Content aus den Bereichen HR und interne Kommunikation – monatlich in Ihrem Postfach.
